Privacy statement

PRIVACYVERKLARING

Amsterdam IJmuiden Offshore Ports (AYOP) gevestigd aan de Ruijterkade 7, 1013 AA  in Amsterdam,
is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en volgt daarbij de bepalingen die zijn opgenomen in deze privacyverklaring.

1. Contactgegevens
2. Verwerking van algemene persoonsgegevens
3. Verwerking van bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
4. Doel en basis verwerking persoonsgegevens
5. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
6. Deelname aan activiteiten
7. Delen van persoonsgegevens met derden
8. Bewaartermijn persoonsgegevens
9. Beveiliging van persoonsgegevens
10. Geautomatiseerde besluitvorming
11. Website cookies
12. Klachtenprocedure

1. Contactgegevens

Amsterdam IJmuiden Offshore Ports
De Ruijterkade 7
1013 AA  Amsterdam

e-mail: info@ayop.com
website: www.ayop.com
2. Verwerking van algemene persoonsgegevens 
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u lid bent van onze vereniging, omdat u deelneemt aan een door ons georganiseerde activiteit of omdat u uw gegevens zelf aan ons heeft verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in onze bestanden:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Adresgegevens (post- en bezoekadres)
• Telefoonnummer (kantoornummer en mobielnummer van de contactpersoon )
• E-mailadres
• Overige algemene (publieke) persoonsgegevens die u actief verstrekt heeft in correspondentie en/of via telefonisch en/of persoonlijk contact (bijvoorbeeld gegevens omtrent uw social media accounts)
• Financiële en/of algemene bedrijfsgegevens (zoals KvK, BTW Nummer, rekeningnummers en/of gegevens die noodzakelijk zijn voor het vaststellen van de hoogte van de contributie), indien deze benodigd zijn voor handelingen en/of betalingen voortvloeiend uit het lidmaatschap en/of deelname aan activiteiten.

3. Verwerking van bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens 
Wij bewaren in beginsel geen andere persoonsgegevens dan vermeld in sectie 2, dus ook geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, tenzij uitdrukkelijk is vastgesteld dat dit voor deelname aan en/of uitvoering van een activiteit strikt noodzakelijk is.
Voorbeelden kunnen zijn:
aanmelding van deelnemers voor een ledenbijeenkomst op een beveiligd terrein (waarvoor bijvoorbeeld paspoort, ID en/of kenteken benodigd is), dieetwensen voor catering van evenementen of spreekbeurten waarvoor een Curriculum Vitae en/of (pas)foto benodigd is. Hiervoor wordt per activiteit uitdrukkelijk toestemming gevraagd, waarbij melding gemaakt wordt van het doel. Ook wordt expliciet toestemming gevraagd voor het delen van de gegevens met derden, voor zover dit van essentieel belang is voor de uitvoering van de activiteit. De gegevens worden na afloop van de activiteit direct vernietigd. Gegevens betreffende ras, geloof of gezondheid worden nimmer gevraagd of bewaard.

4. Doel en basis verwerking persoonsgegevens 
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om contact te kunnen leggen (correspondentie per post of digitaal, telefonisch contact en/of persoonlijke contact) over zaken voortvloeiend uit het AYOP- lidmaatschap alsmede in het kader van acquisitie van nieuwe leden, informatievoorziening/uitwisseling omtrent verenigingszaken en/of deelname aan activiteiten.

• Het delen van relevante informatie omtrent AYOP-verenigingszaken en de sector (agenda/notulen van commissies & werkgroepen, ALV-informatie, overige verenigingsstukken en -informatie, informatie-uitwisseling met overheden en overige belanghebbenden).

• Het verzenden van nieuwsbrieven, overige mailings en marketinguitingen en/of uitnodigingen voor activiteiten (zoals ledenbijeenkomsten, beurzen, missies, workshops, seminars, congressen en overige bijeenkomsten).

• Het afhandelen van betalingen voor lidmaatschap en/of deelname aan activiteiten.

5. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of  bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt tevens een verzoek bij ons indienen om uw persoonsgegevens naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering en/of gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of een bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@ayop.com  Uw verzoek wordt zo snel mogelijk verwerkt, waarna u uiterlijk binnen vier weken bericht ontvangt over de status.

Voor mailings en nieuwsbrieven kunt u tevens gebruik maken van de mogelijkheid om uw gegevens te laten verwijderen uit de distributielijst via de optie “unsubscribe”.

6. Deelname aan activiteiten
Bij inschrijving voor deelname aan activiteiten wordt u gevraagd akkoord te gaan met deze privacyverklaring. Onder activiteiten wordt verstaan: ledenbijeenkomsten, beurzen, missies, workshops, seminars, congressen, cursussen, sponsoring van evenementen, of andere bijeenkomsten die georganiseerd worden uit naam van Amsterdam IJmuiden Offshore Ports.

• U gaat akkoord gaat met het vastleggen van uw beeltenis op foto en/of video, waarvan gebruik gemaakt kan worden voor verslaglegging van het evenement en/of voor marketingdoeleinden (zoals bij voorbeeld de nieuwsbrief, website, social media of overige media-uitingen voor zover zij betrekking hebben op het onderhavige evenement).

• Ook gaat u akkoord met de opname, opslag en verwerking van algemene persoonsgegevens die u tijdens de activiteit verstrekt (via visitekaartjes, bedrijfsbrochure, presentaties, etc.). Deze gegevens zullen wij uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals omschreven in sectie 4 van deze verklaring.

• Indien voor de uitvoering van de activiteit bijzondere en/of gevoelige Persoonsgegevens benodigd zijn, zal hiervoor uw expliciete toestemming gevraagd worden, zoals omschreven in sectie 3 van deze verklaring.

• Indien het voor de uitvoering van een activiteit noodzakelijk is om gegevens te delen met derden, gelden de bepalingen zoals omschreven in sectie 7 van deze verklaring. Voorbeelden van dergelijke derde partijen zijn beursorganisaties, congresorganisaties, standbouwers, transporteurs, cateraars, mediabedrijven, opleidingsinstituten en/of andere bedrijven en/of instellingen die betrokken zijn bij de organisatie en/of uitvoering van een specifieke activiteit. Alvorens gegevens van deelnemers worden gedeeld met een dergelijke derde partij, worden de deelnemers eerst op de hoogte gesteld van de naam van de organisatie/leverancier en diens contactgegevens, zodat het contact te allen tijde terug te leiden is naar uw inschrijving voor de activiteit.

• Bij deelname aan een activiteit, heeft AYOP (indien van toepassing) toegang tot inloggegevens die aangemaakt worden voor de toegang tot online portals. Deze portals hebben tot doel dat de deelnemer diensten en/of producten online kan aanvragen, bijvoorbeeld het aanmaken van bedrijfsprofielen, online aanmaken van passen, bestellingen en/of facturen voor evenementen etc. Voor deze gegevens gelden de bepalingen omtrent vertrouwelijkheid zoals vermeld in deze verklaring.

• In alle gevallen geldt dat u zich te allen tijde, bij inschrijving voor deelname aan activiteiten alsmede tijdens of na afloop van deze activiteiten, kunt beroepen op uw rechten omtrent gegevensbescherming zoals bepaald in sectie 5 van deze verklaring en dat u een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens, of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens kunt sturen naar info@ayop.com

7. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst (zoals de deelname aan een activiteit) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. In geen geval verkopen wij uw gegevens aan derden.

8. Bewaartermijn persoonsgegevens 
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren, naast de wettelijk vastgestelde bewaartermijnen, de volgende bewaartermijnen voor de verschillende categorieën van persoonsgegevens:

• Leden – gedurende termijn van het lidmaatschap

• Oud-leden – tot 2 jaar na afloop van het lidmaatschap of het laatste contactmoment (reden: informatievoorziening omtrent AYOP-activiteiten die kan leiden tot heroverweging van het lidmaatschap)

• Niet-leden – tot 2 jaar na het laatste contactmoment  (reden: informatievoorziening omtrent AYOP-activiteiten die kan leiden tot lidmaatschap)

• Deelnemers activiteiten- tot 2 jaar na afloop van de activiteit (reden: informatievoorziening omtrent AYOP-activiteiten die kan leiden tot deelname aan soortgelijke bijeenkomsten of evenementen, (financiële) afhandeling van de betreffende activiteit)

Voor foto- en videomateriaal is een bewaartermijn van 3 jaar na afloop het evenement van toepassing, tenzij de deelnemer voor de verloopdatum een verzoek indient voor vernietiging van (delen van) het materiaal via info@ayop.com

9. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact via info@ayop.com

10. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld een medewerker van AYOP). Wij hebben verwerkersovereenkomsten afgesloten met alle partijen die betrokken zijn bij de opslag en gebruik van persoonsgegevens (zoals leveranciers van ICT-toepassingen, financiële- en juridische dienstverleners, etc.)

11. Website cookies
AYOP gebruikt alleen technische en functionele cookies, evenals analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Deze cookies worden ingezet om de technische werking en optimalisatie van de website, alsmede het gebruiksgemak op de website te kunnen waarborgen. Third-party cookies (die gelieerd zijn aan social mediakanalen), evenals links naar websites van derden, vallen buiten de invloedssfeer van AYOP. Hiervoor verwijzen wij naar de privacy verklaringen van de betreffende partijen.  U kunt bij websitebezoek aangeven of u akkoord gaat met het gebruik van cookies. Daarnaast kunt u zich via de instellingen in uw internetbrowser afmelden voor cookies een eerder opgeslagen informatie verwijderen.

12. Klachtenprocedure
Heeft u klachten over de opslag of verwerking van uw gegevens? Neem dan in eerste instantie contact op met info@ayop.com om direct corrigerende maatregelen te treffen. Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via deze link